Adatkezelési tájékoztató
Az erdei jelenlétprogramokra, kapcsolódó alkalmakra és programcsomagokra történő jelentkezés, a részvétel, az ajándékkártyák, a kapcsolattartás és a honlap használata során személyes adatokat kezelünk. Ez a tájékoztató összefoglalja az adatkezelés céljait, jogalapjait, időtartamát és az érintettek jogait.
1. Az adatkezelők és az elérhetőségük
Az erdei jelenlétprogramok jelentkezési, szervezési, lebonyolítási és résztvevői kapcsolattartási adatainak közös adatkezelői a GDPR 26. cikke szerint – a magánszemélyeknek szervezett és a céges, alapítványi, intézményi programok esetén egyaránt:
Molnár Szilvia egyéni vállalkozó – a programok szakmai és szervezési közreműködője; vállalkozói azonosító és székhelyadatai a honlap Impresszumában szerepelnek.
Sarkadi Sándor egyéni vállalkozó – a programok szervezési, adminisztratív és szakmai közreműködője; vállalkozói azonosító és székhelyadatai a honlap Impresszumában szerepelnek.
Közös adatvédelmi kapcsolattartási cím: fakbolcsessege@gmail.com. Az adatkezeléshez kapcsolódó kérelmeket ezen a címen fogadjuk; az érintett bármelyik közös adatkezelővel szemben gyakorolhatja jogait.
A jelentkezési, kapcsolattartási és programszervezési adatkezelés céljairól és lényeges eszközeiről közösen határozunk. A jelentkezések és az elektronikus kapcsolattartás napi ügyintézését elsődlegesen Sarkadi Sándor végzi; Molnár Szilvia a szakmai lebonyolításban és az ahhoz szükséges adatkezelésben vesz részt. A GDPR 26. cikke szerinti felelősségmegosztásunk lényeges tartalma: az érintetti kérelmeket a közös e-mail-címen fogadjuk; mindketten felelünk a saját hozzáféréseink biztonságáért és az incidensek haladéktalan jelzéséért. A közös adatkezelésről szóló megállapodás lényegéről a kapcsolattartási címen adunk tájékoztatást. A számlázási és adójogi kötelezettségek kapcsán a számlát kiállító vállalkozó önálló adatkezelő.
2. Milyen adatokat, miért és mennyi ideig kezelünk?
2.1. Jelentkezés, programszervezés, várólista
Kezelt adatok: név, e-mail-cím, a szükség szerint megadott telefonszám, a választott alkalom vagy programcsomag, jelentkezési státusz, a részvételhez és az ügyintézéshez szükséges üzenetek, a részvételi díjhoz kapcsolódó információk. A korábbi részvétel tényét a választott program, az előkészítés vagy a visszatérőknek biztosított kedvezmény kezelése esetén használjuk; ennek megadása csak akkor szükséges, ha a választott szolgáltatáshoz ténylegesen kapcsolódik.
Cél és jogalap: a jelentkezés elbírálása, az előzetes egyeztetés, a szerződés megkötése és teljesítése, a részvétel megszervezése, valamint az ehhez szükséges tájékoztatás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Várólistára csak az érintett kérésére veszünk fel jelentkezőt.
Megőrzés: a meghiúsult jelentkezés adatait főszabály szerint a tervezett alkalom után 30 napon belül töröljük. Teljesült program esetén az esetleges szerződéses igények érvényesítéséhez szükséges adatokat a szerződés lezárásától számított öt évig kezelhetjük (Ptk. 6:22. §), ha nincs ennél hosszabb, külön jogszabályon alapuló kötelezettség.
2.2. Előzetes beszélgetés és kapcsolattartás
A jelentkezést megelőző vagy követő beszélgetés során a részvételhez ténylegesen szükséges elérhetőségi, szervezési és logisztikai információkat használjuk. Beszélgetést nem rögzítünk; csak indokolt esetben készítünk rövid szervezési jegyzetet. Jogalap és megőrzés: a 2.1. pont szerint. A különleges adatokra a 2.3. pont vonatkozik.
2.3. Egészségi és más különleges adatok
Az erdei jelenlétprogramok jellemzően 3–5 órás, változó terepviszonyok között zajló alkalmak; részvétel előtt kérjük, mérlegeld a várható fizikai igénybevételt. Diagnózist, gyógyszerlistát, terápiás előzményt és részletes kórtörténetet nem kérünk. Ha egy egészségi vagy mozgási körülményed a biztonságos részvételt ténylegesen érinti, önként közölheted annak gyakorlati következményét – például azt, hogy milyen terep, megterhelés vagy segítség jelent nehézséget.
Az önként közölt egészségi adatokat kizárólag előzetes, külön és kifejezett hozzájárulás alapján kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont és 9. cikk (2) bekezdés a) pont), a biztonságos lebonyolítás és az indokolt alkalmazkodás céljából. Az egészségi adatokat tartalmazó megjegyzésekre a hozzájárulást az adatok továbbítása előtt kérjük; személyes beszélgetésben közölt adatok esetén a kifejezett hozzájárulást külön rögzítjük. A hozzájárulás megtagadása önmagában nem zárja ki a részvételt; ha a biztonság a szükséges információk hiányában nem ítélhető meg, személyes egyeztetést vagy megfelelőbb programot ajánlhatunk.
Az egészségi információkat csak a két programvezető ismerheti meg a biztonságos lebonyolításhoz szükséges körben. Az ilyen adatokat főszabály szerint az utolsó érintett alkalmat követő 30 napon belül töröljük, kivéve ha konkrét jogi igény kezeléséhez jogszerűen indokolt a további, szűk körű kezelés. Hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod; ez a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét nem érinti.
2.4. Ajándékkártyák
A vásárló nevét, e-mail-címét, a vásárolt programot, a fizetéshez szükséges adatokat és – névre szóló kártya esetén – a megajándékozott nevét kezeljük. A vásárló adatainak jogalapja a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont), a megajándékozott nevéé az ajándék kibocsátásához és beváltásához fűződő jogos érdek (f) pont). A más személytől kapott adatokra vonatkozó tájékoztatást a GDPR 14. cikkének megfelelően biztosítjuk. Megőrzés: az ajándék beváltását vagy érvényességének lejártát követő öt év, amennyiben a szerződéses igények miatt szükséges; a számlázási iratokra a 2.7. pont irányadó.
2.5. Hírlevél
Ha külön és önkéntesen feliratkozol, nevedet és e-mail-címedet programjainkról szóló tájékoztatók küldésére kezeljük. Jogalap: hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont; 2008. évi XLVIII. törvény 6. §). A feliratkozás nem feltétele a programon való részvételnek. A hozzájárulás visszavonásáig küldünk levelet; leiratkozni a levélben megadott módon vagy a közös e-mail-címre írt üzenettel lehet. A kiküldés jelenleg a Google Gmail szolgáltatásával, a címzettek egymás előtti elrejtésével történik. A HighLevel (GoHighLevel) hírlevél- és ügyfélkezelő rendszerre történő áttéréskor előzetesen tájékoztatjuk a feliratkozókat és frissítjük a címzettekre, adattovábbításra vonatkozó információkat.
2.6. Általános érdeklődés, panasz és megkeresés
A megkeresésben önként megadott nevet, elérhetőséget és üzenetet a válaszadás, valamint a kapcsolódó ügyintézés céljából kezeljük. Jogalap: az érdemi kommunikációhoz fűződő jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont); ha szerződéskötéshez vezet, a 2.1. pont szerinti jogalap az irányadó. A lezárt, szerződéshez nem kapcsolódó levelezést főszabály szerint egy évig őrizzük, kivéve ha jogi igény vagy jogszabály eltérő megőrzést tesz szükségessé.
2.7. Fizetés és számlázás
Kezelt adatok: számlázási név, cím és a számlán jogszabály szerint szereplő további adatok; fizetési összeg, időpont, státusz, bizonylat azonosítója. Cél és jogalap: a számlázási, adózási és bizonylatmegőrzési kötelezettségek teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont). A bankkártya teljes adatait a szervezők nem kezelik; az elektronikus fizetést végző szolgáltató saját szabályai szerint jár el.
Megőrzés: a számlát kiállító vállalkozóra irányadó adózási és bizonylatmegőrzési szabályok szerint. A KATA hatálya alá tartozó egyéni vállalkozónál a bizonylatok és nyilvántartások megőrzése főszabály szerint a kiállítás adóévét követő ötödik naptári év végéig tart (2022. évi XIII. törvény; NAV-tájékoztató). Az átalányadózó egyéni vállalkozónál a bizonylatokat főszabály szerint az adómegállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni (2017. évi CL. törvény 78. § (3) bekezdés és 202. §), amely általában öt év az esedékesség évének végétől számítva, de az elévülési idő módosulhat. Más jogszabályon alapuló, hosszabb megőrzési kötelezettség esetén az az irányadó.
2.8. Fényképek és videók
A résztvevőről felismerhető egyedi fénykép- vagy videófelvételt előzetes, megfelelő tájékoztatáson alapuló hozzájárulásával készítünk; annak honlapon, közösségi oldalon vagy hírlevélben való közzétételéhez külön hozzájárulást kérünk. A jogalap a hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), a képmáshoz való jogra a Ptk. 2:48. §-a is irányadó. A hozzájárulás bármikor visszavonható; saját felületeinkről az érintett tartalmat indokolatlan késedelem nélkül eltávolítjuk. Mások által már megosztott másolatok eltávolítását nem minden esetben tudjuk biztosítani.
2.9. Résztvevői visszajelzések
Az értékelésből, idézetből vagy névvel közölt visszajelzésből csak az érintett előzetes hozzájárulásával készítünk nyilvános tartalmat. A jogalap a hozzájárulás; visszavonás esetén a saját, általunk ellenőrzött nyilvános felületeinken az idézetet eltávolítjuk, és új kommunikációban nem használjuk. A visszavonás előtt jogszerűen elkészült nyomtatott anyagokat nem mindig tudjuk visszahívni.
2.10. Céges, alapítványi és intézményi programok
Céges, alapítványi és intézményi megrendeléseknél a szerződő fél és a számla kiállítója Molnár Szilvia egyéni vállalkozó; a megrendelés és a program szervezéséhez, lebonyolításához kapcsolódó személyes adatokat azonban Molnár Szilvia és Sarkadi Sándor közös adatkezelőként kezelik. A kapcsolattartók nevét, munkaköri elérhetőségét, szükség szerinti beosztását és az egyeztetés tartalmát az ügyintézéshez fűződő jogos érdekből kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A résztvevők nevét és szükséges szervezési adatait a program megvalósításához fűződő jogos érdekből kezeljük, a szükségesség és arányosság mérlegelésével. Az érintettek különleges adatainál a 2.3. pont szerinti külön jogalap és védelem szükséges.
A jelentkezési, online adatgyűjtési és szervezési feladatokat elsősorban Sarkadi Sándor végzi, Molnár Szilvia a szakmai lebonyolításban vesz részt; mindketten kizárólag az adott feladathoz szükséges adatokhoz férnek hozzá. A lezárt program ügyintézéséhez és esetleges szerződéses igények kezeléséhez szükséges adatokat főszabály szerint öt évig őrizzük, a számlázási adatokra a 2.7. pont vonatkozik.
2.11. Honlap, technikai adatok és sütik
A honlap biztonságos üzemeltetése során a tárhely- és technikai szolgáltatók naplózhatják például az IP-címet, a hozzáférés időpontját, a kért erőforrást, a böngésző típusát és a hibakódokat. Cél és jogalap: az informatikai rendszerek működtetése és védelme (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A naplóadatokat a biztonsági célhoz szükséges, korlátozott ideig őrizzük. Ha a honlapon a működéshez nem feltétlenül szükséges analitikai vagy hirdetési sütiket alkalmazunk, ezekről külön tájékoztatást adunk és – ahol jogszabály megkívánja – előzetes hozzájárulást kérünk.
3. Adatszolgáltatás, címzettek, külföldi adattovábbítás
A jelentkezéshez szükséges név és kapcsolattartási adat nélkül a részvétel megszervezése nem lehetséges; a számlázáshoz kötelező adatokat jogszabály alapján kell megadni. A hírlevél, a fényképek közzététele és az önkéntes egészségi információk kezelése külön döntés tárgya.
A személyes adatokhoz a két szervező, valamint a feladatukhoz szükséges körben a tárhelyszolgáltató, a levelezési és adattárolási szolgáltató, az online fizetési szolgáltató, a számlázóprogram üzemeltetője és a számlavezető pénzintézet férhetnek hozzá. Jelenleg a levelezést és az adatok tárolását a Google Ireland Limited szolgáltatásaival (Gmail, Google Drive és kapcsolódó szolgáltatások) támogatjuk. A HighLevel, Inc. (USA) rendszerének bevezetése előkészítés alatt áll; a szolgáltató tényleges adatfeldolgozóként történő bevonásakor az érintetteknek szóló tájékoztatást frissítjük. Adatokat nem értékesítünk, és nem adunk át harmadik fél önálló reklámcéljára.
Egyes technológiai szolgáltatások esetén az Európai Gazdasági Térségen kívüli, különösen az Egyesült Államokba irányuló hozzáférés vagy adattovábbítás történhet. Ilyenkor a GDPR V. fejezete alapján megfelelő uniós megfelelőségi határozatot – például az adott szervezetre érvényesen kiterjedő EU–USA adatvédelmi keretrendszert – vagy más megfelelő garanciát, különösen az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételeket alkalmazzuk. A konkrét garanciákról a közös kapcsolattartási címen tájékoztatást adunk.
4. Adatbiztonság és adatvédelmi incidensek
Hozzáférés-korlátozást, erős jelszavas és – ahol elérhető – többtényezős hitelesítést alkalmazunk; a megosztott dokumentumokhoz a hozzáférést a szükséges személyekre korlátozzuk. A papíralapú adatokat zárt helyen tartjuk. Az adatvédelmi incidenseket dokumentáljuk és kivizsgáljuk. Ha az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira, a felügyeleti hatóságot indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint 72 órán belül értesítjük; magas kockázat esetén az érintetteket is tájékoztatjuk (GDPR 33–34. cikk).
5. Az érintettek jogai
A GDPR feltételei szerint kérhetsz hozzáférést a rólad kezelt adatokhoz, helyesbítést, törlést, az adatkezelés korlátozását és adathordozhatóságot. A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhatsz; a hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod. A visszavonás nem érinti a korábban jogszerűen végzett adatkezelést, a jogszabály alapján kötelezően megőrzendő bizonylatok pedig pusztán kérésre nem törölhetők.
Kérésedet a fakbolcsessege@gmail.com címre küldheted. Ha a személyazonosságod nem egyértelmű, az adataid védelme érdekében arányos azonosítást kérhetünk. A kérelmekre főszabály szerint egy hónapon belül válaszolunk; a GDPR-ban meghatározott esetekben a határidő meghosszabbítható, amiről tájékoztatást adunk. A jogok gyakorlása alapvetően díjmentes.
Kizárólag automatizált döntéshozatalt – ideértve a GDPR 22. cikke szerinti profilalkotást – a programokra való jelentkezés során nem alkalmazunk.
6. Panasz és jogorvoslat
Ha az adatkezeléssel kapcsolatban kérdésed vagy panaszod van, a közös kapcsolattartási címen közvetlenül is felveheted velünk a kapcsolatot. Ettől függetlenül jogosult vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; web: www.naih.hu. A lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerint illetékes törvényszéken bírósági jogorvoslatot is kérhetsz.
7. A tájékoztató módosítása
Ha az adatkezelés célja, jogalapja, címzettje, technológiai háttere vagy más lényeges körülménye megváltozik, a tájékoztatót frissítjük. A mindenkor aktuális szöveget a weboldalon tesszük elérhetővé; a hozzájáruláshoz kötött új adatkezeléshez a szükséges előzetes hozzájárulást külön szerezzük be.
Molnár Szilvia e.v. · Sarkadi Sándor e.v.